DPK Provinsi Bengkulu Terapkan SOP Kearsipan Berbasis Aplikasi

Indo Barat – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Bengkulu telah menggunakan teknologi berbasis aplikasi dalam menerapkan standar operasional prosedur kearsipan.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Bengkulu, melalui Kepala Bidang Kearsipan, Sardi, mengungkapkan kebijakan dalam mengelola data melalui aplikasi sudah dilakukan.

Di antaranya aplikasi Srikandi dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional atau JIKN dalam sistem jaringan Informasi dan pelayanan arsip.

Aplikasi Srikandi sudah dilaunching DPK Provinsi Bengkulu tahun lalu. Setiap informasi berbasis analog dan digital dapat terekam dengan baik, sehingga nantinya akan menjadi bukti akuntabilitas dan memori kolektif bangsa.

Dokumen atau pun arsip tidak perlu lagi dicetak, karena sudah berbasis digital dan bisa menghemat biaya cetak.

“JIKN itu sendiri merupakan kearsipan nasional. Jadi di situ apa saja yang telah kita catat sudah dimasukan ke dalam sistem, dan bisa di upload di sana. Cuma tidak semua orang bisa menguploadnya, itu dari segi sistem informasi dan pelayanan arsip,” ungkap dia, Senin (5/2/2024).

Kemudian dari segi SOP Kearsipan, jika ada masyarakat atau OPD yang ada keperluan masalah kearsipan bisa dibantu. Akan tetapi didahulukan mereka yang bersurat dan tujuannya jelas.

“Untuk peminjaman kita pasti perbolehkan. Cuma tidak boleh dibawa pulang. Asal jelas tujuan dan suratnya ada, kita perbolehkan,” imbuh dia.

Lanjut Sardi, untuk tugas pelayanan tersebut diserahkan ke Sub Koordinator Pelayanan atau Sub Koordinator Dinamis.

“Jika berbentuk arsip statis, urusannya ke Pak Riskan, karena mereka yang mengelola arsip-arsip tersebut. Jadi pastinya sudah tahu bagaimana cara mengelolanya? Dan bagaimana prosesnya mereka sudah menguasai,” jelas dia. [Adv]