DPK Bengkulu Terus Benahi Tata Kelola Arsip

Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan DPK Bengkulu Ibrahim Daud saat diwawancara. Selasa, 13 September 2022. Foto/Dok: Alfridho 

Interaktif News - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Bengkulu terus melakukan perbaikan dan peningkatan pengelolaan kearsipan. Salah satunya dengan melengkapi sarana dan prasarana penunjang, seperti penyimpanan arsip, lemari Roll O pack, untuk penyimpanan arsip statis.

Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip harus dijaga, karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Juga tengah diupayakan sarana prasrana pelayanan kerasipan baik secara konvensional maupun secara digital.

Selain pengelolaan kearsipan di internal Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi yang  berfungsi sebagai Lembaga Kearsipan Daerah (LKD), DPK Bengkulu juga mendorong seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) untuk tertib dalam pengelolaan kearsipannya.

Hal ini dilakukan dalam rangka menjamin terjaganya arsip, ketersediaan arsip yang autentik, terpercaya dan andal serta meningkatkan kualitas pelayanan publik, sebagai bagian dari upaya tertib arsip.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Bengkulu, H. Meri Sasdi, M.Pd melalui Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan Ibrahim Daud, S.Pd.,M.Pd mengatakan bahwa selain tertib pengelolaan arsip secara konvensional, juga sedang dipersiapkan pengelolaan arsip secara digital, salah satunya melalui implementasi e-arsip terintegrasi atau sering disebut Aplikasi Srikandi atau Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi.

Dijelaskan Ibrahim, bahwa aplikasi Srikandi ini menjadi aplikasi umum bidang kearsipan pada Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE),  dimana dalam aplikasi ini setiap informasi berbasis analog dan digital akan dapat terekam dengan baik sehingga nantinya akan menjadi bukti akuntabilitas dan memori kolektif bangsa.

"Selain dari itu kita juga memiliki satu sistem pelayanan informasi kearsipan secara online yaitu melalui SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional), melalui Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN), dalam hal ini kita dapat melihat informasi kearsipan kita khususnya arsip statis,  secara online dan dapat di lihat melalui laman https://www.bengkuluprov.sikn.go.id. hanya saja kita belum maksimal mengelola ini, karena masih dalam tahapan penyiapan data arsip yang akan di entry dan di upload ke dalam SIKN tersebut, "ujar Ibrahim, Selasa (13/9).

Lebih lanjut disampaikan Ibrahim, sebagai Lembaga Kearsipan Daerah (LKD), pihaknya  terus melakukan sosialisasi untuk memberikan pemahaman agar setiap OPD dalam Provinsi Bengkulu dapat terus meningkatkan upaya dalam pengelolaan tertib arsip ini, sesuai UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, dan harapan juga kepada OPD agar menyerahkan arsip statisnya untuk disimpan di Lembaga Kearsipan Daerah yaitu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Bengkulu sesuai tugas pokok dan fungsi LKD.

“Penyelenggaraan kearsipan itu wajib dilakukan berdasarkan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan,  pengelolaan arsip menjadi urusan wajib yang harus dilaksanakan setiap OPD baik di provinsi maupun kabupaten. Termasuk juga pelayanan informasi kearsipan melalui Sistem Informasi Kearsipan Nasioanal  (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Kesemuanya itu tidak lain untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya,” ujarnya.

Ditambahkan Ibrahim, bahwa peran arsip sebagai memori kolektif Bangsa, arsip merupakan endapan informasi bangsa yang mengandung nilai-nilai mendasar bagi pendidikan karakter, jati diri bangsa, serta berperan dalam menumbuhkan jiwa nasionalisme.

“Pengelolan arsip dengan baik adalah suatu kewajiban yang harus dilaksanakan OPD. Karena itu tidak ada tawar menawar, arsip harus dikelola dengan baik sesuai dengan aturan, Undang-undang kearsipan” kata Ibrahim.

Untuk itu lanjutnya,  Dinas Perpustakaan dan Kearsipan juga memiliki tugas pokok dan fungsi melakukan pembinaan ke OPD dalam tata cara pengelolaan kearsipan ini.Terkhusus bagaimana mengklasifikasi mana arsip aktif, arsip in aktif, arsip statis, dan juga ketentuan arsip itu dapat dimusnahkan atau wajib disimpan di LKD.

"Ini dapat dilihat di dalam undang-undang kearsipan dan aturan lainnya, salah satunya Peraturan gubernur Bengkulu Nomor 11 tahun 2019 tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA), sekaligus memaksimal fungsi LKD kita, sebagai lembaga kearsipan daerah, salah satunya berkewajiban menyelamatkan / menyimpan arsip statis daerah dan juga arsip dinamis yang memiliki retensi 10 tahun ke atas, sebab ini penting untuk membuktikan tanggung jawab kita di masa depan,” pungkas Ibrahim.

Reporter: Alfridho Ade Permana